「人を採用しても定着しない。でも仕事は増えるばかり」という状況が続いていませんか。
この記事では、採用に頼らず成果を出した中小企業の事例をお伝えします。
中小企業の業務効率化、成功事例に共通すること
業務効率化の成功事例とは、ツールを導入することではありません。
「人がやらなくていい仕事をなくし、空いた時間を売上に回す」ことです。
成功した企業に共通するポイントは以下の3つです。
| ポイント | 内容 |
|---|---|
| 自動化する業務を絞る | 「定型・反復・判断不要」な仕事から手をつける |
| 削減した時間を再投下する | 営業・商談・提案など、売上に直結する仕事に充てる |
| 採用より先にIT化する | 人を増やす前に、一人あたりの生産性を上げる |
特に3つ目が重要です。
人が足りないから採用する、ではなく、少人数で回せる仕組みを先につくる。
この順番を変えるだけで、コストとリスクが大きく変わります。
でも、成功事例には「経営者の決断」がある
正直に言うと、成果が出た会社は「ツールが良かったから」ではありません。
経営者が「これを変える」と決め、現場を動かしたからです。
相談で多いのが「何から手をつけていいかわからない」という話です。
こういうこと、ありませんか？
- 請求書の発行だけで、月末に2〜3人がかりで1〜2時間かかっている
- 営業が毎月、片道2〜3時間の移動で半日つぶれている
- 退職者が出るたびに、担当顧客の情報が引き継げず困っている
これらはすべて、仕組みで解決できる課題です。
「忙しいから手が回らない」のではなく、「仕組みがないから忙しい」。
視点を変えると突破口が見えます。
「で、何から始めれば？」と聞かれたら、私は「一番嫌いな繰り返し作業を1つ特定してください」と答えています。
そこが最初の手がかりになります。
業務効率化の投資対効果｜採用 vs IT化のリアルな比較
実在企業の事例を見ると、IT化の投資対効果が採用コストを上回るケースが目立ちます。
Y社（青果卸売業） は、毎月200枚以上の請求書を複数人で封入・発送していました。月末だけで2〜3人が1時間以上拘束される状況が常態化。電子請求書システム導入後、同じ業務が「1人で5〜10分」に変わりました。
N社（製造業） は、月50〜60万円の出張費がオンライン商談ツール導入で初月から実質ゼロに。移動がなくなった分、2か月で120件超の新規商談を実施できました。
T社（建設業）は、月平均40時間の残業を20時間に半減。営業利益が前年度比で約200%上昇し、新卒採用の応募者数が9倍に増えました。
中途採用1人あたりの採用費は平均103.3万円（リクルート「就職白書2020」）。
これに対し、請求書電子化や自動化ツールの多くは月額数万円から始められます。
採用と違い、IT化は「掛け捨て」になりません。導入した仕組みはずっと使えます。
まとめ
成功している中小企業の共通点は、「採用よりIT化を先に動かした」ことです。
繰り返しの事務作業を自動化し、営業や商談に使える時間を増やす。
その積み重ねが、利益と採用力の両方を押し上げます。
何を自動化すればいいかわからない、という段階でも構いません。
まずは話を聞いてみたい、という方も歓迎です。
オンラインで60分、あなたの会社の状況をお聞かせください。
関連記事
→ 業務自動化支援