「事務作業を効率化したい。でも、システム導入の予算も時間もない」と思っていませんか。
この記事では、お金をかけずに今日から始められる改善の入口と、その先にある本当の目的をお伝えします。
事務作業の効率化、何から手をつければいいか
事務作業の効率化は、高額なシステムを入れることではありません。
まずは「やらなくていい作業を減らす」ことが出発点です。
以下の3段階で考えると整理しやすくなります。
| 段階 | 内容 | コスト |
|---|---|---|
| 1. 廃止 | 誰も読んでいない報告書、不要な押印フローをやめる | 0円 |
| 2. 標準化 | 手順をマニュアル化し、誰でも同じ結果を出せる状態にする | 0円 |
| 3. 自動化 | 繰り返し作業をIT化する（メール定型文の単語登録、クラウド共有など） | 少額〜 |
多くの会社が「3の自動化」から入ろうとして失敗します。
廃止と標準化を飛ばしてシステムを入れると、無駄な作業がそのままデジタル上に再現されるだけです。
事務効率化の盲点は「小さな無駄」にある
正直に言うと、「事務効率化」を相談しに来る会社の多くは、ITツールの前段階で止まっています。
相談で多いのが「Excelでまとめているのに、結局紙でも管理している」というパターンです。
二重管理が当たり前になっていて、そこに気づいていない。
こういうこと、ありませんか？
- ショートカットキーを使わず、毎回マウスで右クリックしてコピーしている
- 毎回同じ内容のメールを手入力で書いている
- 「最新版」がどのファイルかを探すのに毎回5分かかる
これらは一つひとつの損失が小さいので見過ごされます。
でも、1日30分の無駄が積み重なると、年間で120時間以上になります。
月給に換算すれば、決して小さくない金額です。
「そんな細かいことから？」と思うかもしれません。
でも、この細かい改善を全員でやり切ることで、はじめて「業務の手順を誰でも再現できる」という標準化の土台ができます。
「何から始めればいい？」と聞かれたら、私は「まずデスク周りの不要な書類を全部捨ててください」と答えています。探す時間をゼロにするのが、最初の一手です。
約9割の中小企業が抱える「属人化」という時限爆弾
事務代行サービス「あすみる」の実態調査（2024年）によると、中小企業の約90%が経理業務の属人化を認識しています。
事務作業の効率化を急ぐべき理由は、時短のためではありません。
「特定の社員が突然辞めたとき、会社が止まるかどうか」という問題です。
総務省・日本生産性本部の調査によれば、IT化を進めた企業の78.3%が業務時間を30%以上削減しています。
従業員1人あたりに換算すると、年間480時間の削減です。
しかしその前提として、業務が標準化されていることが必要です。
手順が個人の頭の中にしかない状態では、どんなツールを入れても使いこなせません。
採用も難しい今、「今いる人数で回る仕組み」を作ることが先です。
業務をマニュアル化すれば、パートや外部サービスに作業を切り出すこともできます。
採用に頼らず、今の人数で回す道がここにあります。
まとめ
事務作業の効率化は、高額なシステムではなく「廃止→標準化→自動化」の順番で進めることが基本です。属人化を解消し、誰でも同じ作業ができる状態を作ることが、人手不足の時代の経営防衛策になります。
まずは話を聞いてみたい、という方も歓迎です。
オンラインで60分、あなたの会社の状況をお聞かせください。
関連記事
→ 業務自動化支援