「Excelの管理がうまく回っているから、今のままでいい」と思っていませんか？
この記事では、Excel依存の本当のリスクと、全部一気に変えなくていい段階的な移行の始め方をお伝えします。
Excelはなぜ限界と言われるのか
Excelが中小企業の「限界」になるのは、同時編集できない、数式が壊れやすい、といった操作上の不便だけではありません。
問題の本質は、次の3点です。
| 課題 | 具体的な症状 |
|---|---|
| バージョン管理の破綻 | 「最新版のファイルがどれか分からない」「古いデータで上書きしてしまった」が日常的に起きる |
| 追客漏れ | リマインドの仕組みがないため、見積提出後のフォローが担当者の記憶頼みになる |
| 属人化 | 複雑な関数やマクロを組んだ担当者だけが中身を理解できる。その人が退職した瞬間、業務が止まる |
この3つ目の属人化こそが、経営上の最大リスクです。
「Excelが使えている」は危険なサインかもしれない
正直に言うと、「うちはExcelで特に困っていない」という会社ほど、実はリスクが高い状態です。
相談で多いのが「担当者が辞めてから初めて困った」というケースです。
辞める前は問題が表面化しないからこそ、誰も気づかない。
こういうこと、ありませんか？
- 管理表を作った担当者が退職し、数式の意味を誰も理解できなくなった
- 営業担当ごとに別々のExcelで顧客管理しており、会社全体の案件状況が把握できない
- 外出先から情報を確認できず、移動中に問い合わせが来ても対応できない
担当者が退職した瞬間、その顧客とのやり取りや商談履歴がすべて消えます。
Excelファイルが個人のパソコンに入ったままでは、会社の資産になりません。
「脱Excel＝大規模なシステム導入」と思っている経営者は多いのですが、そこが落とし穴です。
全部一気に変えなくていい。
まず一番リスクの高い業務だけクラウドに移すところから始めれば十分です。
数字で見るExcel依存のコストとリスク
2024年版中小企業白書（中小企業庁）によると、中小企業は人手不足と物価高騰に直面しており、省力化と生産性向上が急務です。
それなのに、社内業務がパソコン前提のExcelに依存していれば、外出先から情報を確認できません。
総務省「情報通信白書」（2024年）のデータでは、個人のインターネット利用はスマートフォンが74.4%、パソコンは46.8%。スマホが当たり前の時代に、社内業務だけがパソコン前提のまま取り残されています。
移行先のコストも、以前ほどかかりません。
kintone（スタンダードプラン）は月額5,500円から。
Google Workspaceを既に導入しているなら、AppSheetというノーコードツールを組み合わせることで、現場専用のスマホアプリを追加費用なしで作れるケースもあります。
「大規模システムを入れないといけない」という思い込みが、脱Excelを遅らせている最大の原因です。
まとめ
Excel依存の本当のリスクは非効率ではなく、属人化による事業継続の危機です。
全部変える必要はありません。
まず一番リスクの高い業務から、段階的にクラウドへ移すことが、脱Excelの正しい始め方です。
まずは話を聞いてみたい、という方も歓迎です。
オンラインで60分、あなたの会社の状況をお聞かせください。
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